Come sviluppare una politica per trovare il giusto equilibrio in azienda

Le politiche e le procedure aziendali garantiscono un luogo di lavoro sicuro, organizzato, conviviale, autorevole e non discriminatorio. Ma se si tenta di creare politiche per ogni contingenza, non si avrà la gestione generale necessaria per soddisfare le esigenze dei singoli.

Si può decidere di creare una nuova politica se ad esempio le azioni dei dipendenti indicano confusione nel modo di comportarsi, se serve una guida sulla gestione di situazioni comuni, per proteggere la società legalmente o per stabilire standard di lavoro, regole e regolamenti coerenti.

Una volta constatata l’occorrenza, documenta per iscritto i tuoi obiettivi per la sua creazione. Quando possibile, spiega ai dipendenti le motivazioni e includi sufficienti dettagli per chiarire la posizione aziendale, senza cercare di includere ogni potenziale situazione.

Potresti avere difficoltà a trovare un prototipo che sia esattamente adatto alle circostanze, alla lingua e alla cultura della tua azienda, ma puoi provare ad utilizzare criteri di esempio come base piuttosto che scriverla da zero. 

Puoi parlare con i tuoi avvocati del diritto del lavoro per vedere cosa hanno a disposizione. Generalmente infatti gli studi legali scrivono politiche generiche per i propri clienti che è possibile personalizzare in base alle proprie esigenze.

Usa parole e concetti semplici, parlando direttamente ai dipendenti che leggeranno, applicheranno e vivranno la politica aziendale.

Seleziona un gruppo pilota di persone per leggerla e porre domande, per determinare se saranno in grado di interpretarla correttamente e di seguirla. Riscrivi quindi la politica in base al feedback ricevuto.

Rivedi poi il documento con i responsabili dei vari settori, per ottenere il loro sostegno. Sebbene sia probabile che sia stato avviato questo processo quando è stata identificata la necessità, anche il supporto della gestione durante l’implementazione della politica è fondamentale.

Distribuisci l’atto ai dipendenti in piccoli gruppi, individualmente o durante una riunione aziendale, a seconda che la politica sia facile o meno da interpretare. Offri sempre la possibilità di porre domande.

L’applicazione e le pratiche di lavoro determineranno il vero significato dell’attuale politica aziendale. Ricorda di essere sempre coerente ed equo mentre la interpreti. Se ritieni che le tue azioni e obiettivi differiscano da quelle scritte, riscrivila costantemente secondo le rinnovate necessità.